Conditions générales de ventes.

Dernière mise à jour - le 12 juillet 2023

Tout CLIENT, par le fait de signer le contrat de domiciliation/ location, est réputé connaître les conditions générales énumérées ci-après, qui font partie de tous contrats conclus avec notre société, y acquiescer sans réserve et sans conditions aucunes. Les conditions générales sont soumises lors de la signature du contrat et donc considérée comme acceptées par la simple signature du dit contrat. Les conditions générales (ou des extraits de celles-ci) restent également accessibles sur le site web de la société : www.twelvebox.be
Le CLIENT reconnaît également par le fait de sa signature du contrat avoir reçu une copie des conditions générales de TWELVE BOX. Un extrait des conditions générales est repris au verso de chaque facture éditée par TWELVE BOX.
Le CLIENT qui fixe un siège social à l’adresse de TWELVE BOX (div. of Babylone) s’engage à remettre un duplicata ou une photocopie de son registre de commerce belge et dans le cas d’une personne morale, une photocopie des statuts publiés au Moniteur Belge et de la décision (Assemblée Générale) qui déplace le siège social à l’adresse de TWELVE BOX.
Tout CLIENT ayant fixé son siège social chez TWELVE BOX, mais également son siège réel (voir CSA de 2020) et un contrat avec «bureau réel/effectif» doit, en principe, louer un bureau chez TWELVE BOX, que ce soit selon la formule «clé en main» (location mensuelle) ou selon la formule «bureau à temps partiel» (avec minimum un jour par mois). Ce CLIENT peut aussi louer, en plus de sa location d’un jour minimum par mois, un bureau «à la carte» selon nos tarifs en vigueur.
Les Formules 1 & 2 de nos tarifs concernent soit des contrats de domiciliations avec «bureau virtuel». La Formule 1 concerne les sociétés dormantes, sans activités. LA Formule 2 concerne aussi des contrats conclus avec des sociétés dont les gérants ne sont pas domiciliés en Belgique. Les Formules 3, 4 et supérieures de nos tarifs concernent des contrats avec «bureaux réels/effectif».
Tout CLIENT ayant fixé son siège social et son siège fiscal chez TWELVE BOX, doit tenir à disposition dans les bureaux de TWELVE BOX les pièces comptables relatives à sa société domiciliée (à l’exclusion des pièces en cours de traitement à l’extérieur, chez un comptable, expert-comptable, fiduciaire, ... ou tout autre personne et/ou société concernée par sa comptabilité). A cette fin le CLIENT bénéficiera dans son bureau d’une armoire (munie d’une clé) pour y déposer ses dossiers, ses documents comptables, son matériel, ses affaires personnelles, ... selon nos tarifs en vigueur.
En l’absence de meubles loués et de bureaux, le CLIENT devra tenir ses documents officiels (comptabilité, factures, …) à une autre adresse que celle du siège social (à son adresse fiscale).
TWELVE BOX ne peut être tenu responsable de l’absence de pièces officielles en nos bureaux, et ne pourra garantir l’acceptation de notre adresse par l’administration de la TVA.
Le CLIENT peut bénéficier, sur base du tarif (ou d’un devis approuvé au moment du contrat) de meubles fermés à clé dans lesquels il peut déposer des affaires personnelles (dossiers, comptabilité, pc, …).
Tout CLIENT ayant fixé son siège social chez TWELVE BOX, doit organiser au moins une de ses Assemblées Générales annuelles à l’adresse de son siège social, c.-à-d. chez TWELVE BOX.
Tout CLIENT qui continue à avoir son siège social chez TWELVE BOX après la résiliation du contrat, se verra porter en compte une indemnité forfaitaire de 250,- € par mois civil. Cette indemnité sera due entièrement dès l’instant où le mois est commencé, même si la suppression du siège social intervient avant l’expiration du mois en cours.
Quinze jours avant l’expiration du contrat, le client doit effectuer un changement d’adresse via poste afin de faire dévier son courrier vers sa nouvelle adresse, avec copie des preuves de cette formalité à TWELVE BOX.
Toute entreprise (personne physique ou personne morale) ne peut se domicilier à l’adresse de TWELVE BOX qu’après signature du contrat et paiement des montants exigés lors de cette signature.
Sauf avis contraire mentionné au contrat, les frais résultants de paiements venant de l’étranger sont à charge du client.
Sauf avis contraire, la durée minimum du contrat est de trois mois pour les domiciliations commerciales et un an pour les domiciliations du siège social, et tout contrat sera renouvelé automatiquement pour une durée d’un an, sauf s’il en a été convenu autrement.
Les deux parties peuvent annuler le présent contrat par lettre recommandée, moyennant un préavis de trois mois. Le préavis commence à la date indiquée sur le document de transfert du siège social déposé au Greffe du Tribunal et reprenant la nouvelle adresse de la société.
Lors de la conclusion du contrat, le CLIENT verse à TWELVE BOX, d’une part le paiement des trois premiers mois de location/services, et d’autre part une garantie égale à minimum trois mois, selon la formule tarifaire appliquée.
Cette garantie sera restituée à l’expiration du contrat, après la période de préavis, lorsque le CLIENT aura rempli toutes ses obligations, et que toutes les sommes dues auront été payées. En aucun cas la garantie ne peut servir à couvrir le paiement des dernières factures de TWELVE BOX.
Lors de la conclusion du contrat, TWELVE BOX se réserve le droit de demander une provision sur les coûts à engager pour certains services demandés par le client (coursiers, envois postaux, meetings, photocopies, ...), en plus de la garantie (remboursable en fin de contrat).
La personne physique qui signe le contrat (quelle soit ou non mandataire du, gérant, ...) s’engage solidairement avec la société domiciliée et ses responsables afin d’assurer la bonne exécution du contrat vis-à-vis de TWELVE BOX. Tout signataire d’un contrat avec TWELVE BOX est tenu pour responsable et solidaire pour la société qu’il représente.
La personne physique qui signe le contrat est personnellement responsable du bon règlement des factures émises par TWELVE BOX.
Le contrat prend cours dès le premier jour de présence à l’adresse de TWELVE BOX telle que reprise sur les annexes du Moniteur et se termine trois mois après le jour du dépôt, au Greffe du Tribunal de Commerce, du transfert du siège social à une autre adresse.
Le contrat prend cours dès le premier jour de présence à l’adresse de TWELVE BOX telle que reprise sur les annexes du Moniteur et se termine trois mois après le jour du dépôt, au Greffe du Tribunal de Commerce, du transfert du siège social à une autre adresse.
Tout changement au sein de la société (nouveaux actionnaires, nouvelle gérance) ne modifiera en rien le contrat conclu entre les deux parties (initiales). La personne physique signataire du contrat reste responsable du bon déroulement et des paiements. Seul le transfert du siège social entrainera la cessation du contrat.
La personne physique, signataire du contrat, reste responsable de la bonne exécution du contrat jusqu’au transfert du siège social vers une autre adresse. Elle reste donc personnellement responsable du paiement des factures dues à TWELVE BOX (Div. of Babylone SRL).
La personne physique qui signe le contrat peut demander que la facturation se fasse au nom de la société et que les paiements soient effectués par la société domiciliée. Ceci n’enlève rien à la responsabilité du signataire qui reste responsable et solidaire pour la société qu’il représente et donc personnellement responsable du bon règlement des factures émises par TWELVE BOX à l’encontre de la société domiciliée. La société TWELVE BOX pourra donc exiger auprès du signataire (ou responsable de la société) le paiement de toutes les factures dues par celle-ci en cas d’impossibilité de paiement ou manquement de cette dernière et ce quelle qu’en soit la cause (raison financière, faillite, ...).
Toute société se domiciliant sans contrat et sans accord de TWELVE BOX se verra facturer la Formule 5 du tarif (siège social + siège fiscal). La société TWELVE BOX se réserve aussi le droit d’exiger le changement d’adresse de la dite société et de demander des dommages, intérêts, frais et contraintes par chaque jour de domiciliation illégale.
En cas d’incompatibilité, TWELVE BOX peut refuser l’exécution du contrat. TWELVE BOX ne peut représenter le CLIENT en justice, sauf avec un mandat spécial et, même dans ce cas, TWELVE BOX ne peut jamais être tenu pour responsable des conséquences de l’exécution de ce mandat.
Tout contrat de location de bureau à temps plein devra être enregistré par le CLIENT et à ses frais, afin de le rendre officiel vis-à-vis de tiers. Toutes les factures émises par TWELVE BOX sont majorées de la TVA, que ce soit sur les locations ou sur les services.
Le CLIENT, tant personne physique que morale, ne pourra exercer qu’une seule activité professionnelle et ne pourra agir que sous une seule raison ou dénomination sociale. Des dérogations à cet article pourront être consenties exceptionnellement et par convention ou avenant annexé au présent contrat.
Sans instruction du CLIENT, le courrier arrivant après l’expiration du contrat peut être soit détruit, soit retourné à l’envoyeur, soit conservé moyennant une redevance (de 25,- €), prélevée automatiquement sur la garantie ou facturée si la garantie a déjà été remboursée.
Toutes nos domiciliations (commerciales ou siège social) sont prévues pour des activités normales, habituelles. Elles excluent toutes les actions promotionnelles, publicitaires et de prospection à grande échelle (mailings, télémarketing, couponréponse, ...), qui font l’objet d’un devis séparé.
Le CLIENT qui bénéficie d’une adresse commerciale peut utiliser l’adresse de TWELVE BOX pour tout son courrier. Le CLIENT enlèvera son courrier ou le fera suivre (par poste, par coursier, ...) selon les accords pris entre les deux parties. En aucun cas le CLIENT bénéficiant d’une adresse commerciale ne pourra établir son siège social à l’adresse de TWELVE BOX.
Le CLIENT ne peut mentionner aucun numéro de téléphone quel qu’en soit l’usage (téléphone, fax, déviation, répondeur, ligne publicitaire, ligne web, adsl, html, ...) de TWELVE BOX dans ses annonces publicitaires (annonce presse, annuaires, pages internet, site, tv, ...) sans la permission écrite préalable de TWELVE BOX. Le fait d’utiliser un des numéros de téléphone de TWELVE BOX dans ses annonces prolongera automatiquement la durée du présent contrat jusqu’à la parution du support publicitaire suivant, mais sans la reprise des numéros de téléphone de TWELVE BOX. TWELVE BOX se réserve aussi le droit de facturer l’utilisation abusive de la ligne téléphonique concernée en fonction des désagréments subits.
TWELVE BOX se réserve le droit de ne pas réceptionner ou communiquer des messages considérés comme indécents, contraire aux bonnes moeurs.
TWELVE BOX se réserve le droit de ne pas accepter un client si ses activités ne respectent pas la déontologie de la profession ou sont contraire aux droits de l’homme. Toute activité politique est exclue.
Pour tout CLIENT (personne physique, morale, ...) aucun recommandé ni document officiel ne sera signé par TWELVE BOX (sauf accord du Client mentionné au contrat). TWELVE BOX assure la réception gratuite de quatre recommandés par mois par Client. Au-delà, des frais administratifs (de 1 € par lettre recommandée) peuvent être comptabilisés au Client.
Tout avis d’huissier réceptionné par nous sera joint au courrier du CLIENT, mais n’engage nullement la responsabilité de TWELVE BOX. TWELVE BOX n’est nullement responsable si le client ne vient pas relever son courrier.
Le CLIENT doit remettre au moment de la signature du contrat le nom des personnes habilitées à enlever le courrier de l’entreprise. A défaut de liste, seul le signataire du contrat pourra retirer le courrier.
Tous les frais, dommages, subis par TWELVE BOX et causés par la faute du CLIENT seront à charge de ce dernier. Ainsi, les fractures de portes (et tous les frais qui en résulteront) par un serrurier, accompagné de huissier, de curateur, de la police..., seront à charge du signataire du contrat.
La présence en nos bureaux d’une société domiciliée peut entraîner des prestations exceptionnelles non spécifiées dans le contrat : prestations lors de visites de fournisseurs, clients, huissiers, administration, ... Ces prestations sont facturées à la société domiciliée sur base d’un taux horaire fixé avec le client, avec un minimum de 65€ de l’heure. Les montants concernés sont repris sur la prochaine facture à établir pour le client. A ces prestations peuvent s’ajouter les frais découlant de l’action elle -même. (exemple: les frais de serruriers en cas de forçage par huissier accompagné de serruriers/témoins/police/ ...).
Les visites d’huissiers sont facturées 20,00 € la visite. Les visites complexes d’huissiers (saisies, avec police, témoins, serrurier, ...) sont facturées 50,-€ la visite.
Le CLIENT louant un espace bureau est responsable des locaux et matériel mis à sa disposition par TWELVE BOX et ce quelle que soit la durée de la location (temps plein, partiel, ...).
Le CLIENT ne peut ni sous-louer le matériel et locaux mis à sa disposition, ni les imposer de n’importe quel engagement. Il n’a pas le droit de modifier ou transformer les locaux mis à sa disposition.
Sauf raisons exceptionnelle (décès, confinement, pandémies, …) les locaux sont disponibles, sauf accord entre les deux parties, entre 09h00 et 17h00 tous les jours de la semaine (le vendredi jusque 16h00).
Pour chaque jour de location par le CLIENT des frais de nettoyage, catering, mise à disposition de personnel sont portés en compte en fonction des accords pris entre les parties.
Le CLIENT remet à TWELVE BOX, dès la signature du contrat, une liste des personnes autorisées à utiliser les locaux loués par le CLIENT.
Le matériel mis à disposition du CLIENT reste la propriété de TWELVE BOX et les éventuels dégâts doivent être indemnisés par le client. Le CLIENT ne peut ni modifier le bien loué, ni ajouter des meubles sans l’accord écrit préalable de TWELVE BOX. Les locaux loués et l’équipement sont assurés par TWELVE BOX. Les propriétés personnelles du CLIENT demeurent la seule responsabilité du CLIENT.
Le CLIENT peut bénéficier de tous les services de TWELVE BOX, (secrétariat, promotion, publicité, graphisme, création et gestion de sites, mobilier, archivage, events et incentives, direct mail, ...) ceux-ci faisant toujours l’objet de devis spécifiques.
Le CLIENT avertira TWELVE BOX dans le cas où il changerait de comptable, de fiduciaire, … (ou toute personne ou société responsable de la tenue de sa comptabilité). Le CLIENT ayant son siège social et siège fiscal chez TWELVE BOX est légalement tenu d’y laisser sa comptabilité/archives comptables, sauf bien sûr en période de traitement (bilan, déclarations tva, ...), ou si ces opérations se font en outsourcing chez un fournisseur extérieur du client (bureau comptable, fiduciaire, …) ou sur le cloud.
Le CLIENT ayant son siège social et siège fiscal chez TWELVE BOX est légalement tenu d’y organiser son Assemblée Générale annuelle.
Le tarif de TWELVE BOX en vigueur lors de la signature du contrat est susceptible de modification. TWELVE BOX se réserve le droit de modifier ses prix sans préavis. Toute modification de tarif fera l’objet d’un préavis de trois mois pour les contrats en cours, à l’exclusion des modifications liées à des coûts extérieurs (Proximus, taxes spéciales, taxes sur les surfaces de bureaux, ...) qui prendront cours immédiatement.
Les factures sont payables au grand comptant et avant le début de la période concernée, sauf clause convenue dans le contrat. Si les factures remises au CLIENT n’étaient pas payées dans la quinzaine qui suit la date de la facture, les services loués pourront être immédiatement et sans mise en demeure préalable suspendus jusqu’au jour de l’enregistrement du paiement. Cependant, le CLIENT demeure redevable de la totalité du mois en cours.
En cas de paiement via l’étranger, les frais supplémentaires (changes, banque, taxes, tva, …) sont à charge du CLIENT. Ces frais seront automatiquement refacturés lors de mensualités ultérieures, sauf avis contraire (par écrit) de notre société.
Toute facture impayée à son échéance produira automatiquement et sans mise en demeure préalable un intérêt de 12 % l’an. Toute facture impayée plus de huit jours après son échéance sera en outre, automatiquement et de plein droit, majorée d’un montant de 15 % à titre de clause pénale, avec un minimum de 60,-€. Les frais administratifs de rappel seront facturés 15,-€ (avec un maximum de 3 rappels par trimestre), montant repris sur la facture qui suit la période concernée par le rappel (montant exempté de tva).
Le CLIENT peut faire procéder au paiement des factures via virement bancaire mensuel automatique (domiciliation du paiement) auprès de l’organisme bancaire de son choix.
TWELVE BOX émettra soit une facture mensuelle, soit trimestrielle ou davantage selon la formule tarifaire indiquée au contrat. Les sociétés dormantes (Formule 1) sont facturées par années.
Les loyers et services à montants fixes sont payables anticipativement par domiciliation bancaire. Les autres services sont facturés immédiatement, en fin de mois ou fin de trimestre.
TWELVE BOX est opérationnel de 24/7, toutefois le secrétariat de TWELVE BOX est ouvert aux clients de 09h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00, du lundi au vendredi (jusque 16h00 le vendredi), à l’exception des jours fériés officiels belges tombant en semaine et des ponts (maximum un jour) pouvant en résulter. TWELVE BOX se réserve le droit de modifier les horaires d’ouverture en fonction de tout élément extérieur spécifique (décès, confinement, pandémie, …) et en période de télétravail.
TWELVE BOX ne peut en aucun cas être tenu pour responsable de pannes, erreurs, lenteurs, … inhérentes à la technologie informatique ou provenant du provider.
TWELVE BOX s’engage à tout mettre en oeuvre pour atteindre l’objectif recherché, mais n’est tenu qu’à une obligation de moyens.
Le CLIENT libère TWELVE BOX de toutes responsabilités envers les tiers pour des dommages encourus par eux, quelle qu’en soit la cause. TWELVE BOX ne peut être tenu pour responsable des interruptions temporaires, des pannes, ou du mauvais fonctionnement lié aux fournisseurs (Electrabel, Belgacom, Skynet, CIBE, ...) ou au matériel loué. La responsabilité de TWELVE BOX dans le bon fonctionnement du matériel se limite à la garantie du fabricant. Le CLIENT déclare se soumettre aux conditions actuelles ou futures des fournisseurs (Electrabel, Proximus, ...) et à les respecter.
Dans l’éventualité où TWELVE BOX, par suite d’un cas de force majeure, d’un conflit du travail ou de toute circonstance imprévisible, ne serait pas capable d’exécuter ses obligations vis-à-vis du CLIENT conformément au contrat, elle en avertira d’urgence le CLIENT. Au cas où cette non-exécution aurait duré plus d’un mois, le CLIENT a le droit d’exiger le remboursement du mois concerné. TWELVE BOX ne peut être tenu pour esponsable d’aucune des circonstances reprises ci-dessus, et le CLIENT libère TWELVE BOX de toute responsabilité envers les tiers pour ces faits.
TWELVE BOX offre dans certains cas la création d’un site internet gratuit. Ce site comprend une page, une photo, un logo, un texte (1 page A4 maximum). Photos et Logo doivent être fournis en haute définition et cadré au bon format. Les retouches éventuelles ne sont pas comprises. Les textes doivent être fournis en Word.
TWELVE BOX ne peut être responsable du contenu imposé par le client. Sauf conditions particulières (ou Formule tarifaire spécifique), les coûts d’hébergement du site ainsi que le nom de domaine restent à charge du CLIENT. Le nom de domaine doit être réservé par TWELVE BOX. Un site plus élaboré (plusieurs pages et photos) peut être appliqué en fonction de la Formule tarifaire du CLIENT. En cas de non-paiement des factures, le site peut être suspendu, retiré du web et/ou détruit.
TWELVE BOX, dans le cadre de ses prestations, agit comme intermédiaire/ prestataire de services pour son CLIENT, et non comme mandataire.
Le contrat établi entre TWELVE BOX et son CLIENT porte uniquement sur les locations et services fournis par TWELVE BOX, ce dernier ne pouvant jamais être tenu pour responsable en cas de fraude, faillite, prohibition ou condamnation du CLIENT.
TWELVE BOX s’engage à respecter les règles déontologiques d’usage dans la profession. TWELVE BOX pourra arrêter tout contrat s’il constate que le CLIENT se livre à des activités interdites, douteuses, philosophiquement inacceptables ou en complète contradiction avec les principes de TWELVE BOX. TWELVE BOX pourra dans ces cas, et uniquement dans ces cas, informer spontanément les autorités compétentes en la matière.
Le non usage pour un certain temps ou de temps en temps par TWELVE BOX d’un droit qui lui est conféré par le présent contrat ne pourra en aucun cas être considéré comme une renonciation à ce droit.
Une convention de services en bonne et due forme a été établie entre les différentes parties concernées.
Lors de la conclusion d’un contrat de domiciliation, une attestation de domiciliation est délivrée au gérant et/ou bénéficiaire effectif qui s’engage à mettre/tenir à jour toutes les informations et changements relatifs à son entreprise (UBO, BCE, TVA, BCE, BN, changement de gérant/adresse/compte/, …) et à tenir TWELVE BOX au courant de celles-ci.
En tant que PSS (prestataire de Services aux Sociétés) enregistré auprès du Ministère SPF Economie, TWELVE BOX procédera à une vérification annuelle de ces données. TWELVE BOX ne peut être tenue du non respect par le client des mises à jour des informations administratives légales (BCE,UBO,…) et peut décider de faire radier la dite entreprise de son adresse et en informer les administrations concernées.
Tous nos contrats conclus sont soumis exclusivement au droit belge.
Toutes contestations ou litiges relatifs à l’interprétation ou à l’exécution auxquels le présent contrat pourrait donner lieu sont soumis exclusivement à la compétence des tribunaux de Bruxelles. Toute procédure en justice se fera exclusivement en français, quelle que soit la partie demanderesse.